Instruktioner för att fylla i utrustningens importmall

⭐ Viktigt innan du börjar!

• Kolumner markerade i blått är obligatoriska – fyll alltid i dem!
• Kontrollera om det redan finns en motsvarande modell, kategori eller plats i systemet. Använd samma skrivsätt för att undvika dubbletter.
• Om någon kolumn saknas i Excel-mallen men används i din organisation kan du själv lägga till den.
• Du kan lämna ett fält tomt om du inte har uppgiften (förutom obligatoriska fält). Informationen kan uppdateras senare i Trail.
• Även om Excel-mallen är på engelska kan du fylla i uppgifterna på det språk som används i er organisation, t.ex. svenska.

Obligatoriska uppgifter

1. Avdelning (department)
   1. Anger vilken avdelning utrustningen tillhör och vem som kan se den i Trail.
   2. Avdelningen är ofta det team som ansvarar för utrustningen.
   3. En utrustning kan endast tillhöra en avdelning.
   4. Exempel: Dekor, Ljud, Ljus, IT, Bioteknik, Fordon, Norra brandstationen.
2. Kategori (category)
   1. Beskriver vilken typ av produkt det är. Kategorier grupperar utrustningar av samma typ.
   2. Använd tydliga och allmänna namn.
   3. Vid behov kan du lägga till kolumnerna subcategory och second subcategory för mer detaljerad kategorisering.
   4. Exempel: Datorer, Fordon, Peruker
3. Tillverkare (manufacturer)
   1. Skriv tillverkarens namn om det är känt (t.ex. Apple, Dell, Volvo).
4. Modell (model)
   1. Tillverkarens officiella modellnamn.
   2. Om det inte är känt, använd ett allmänt namn (t.ex. “Kaffebryggare”).
   3. Samma modell kan inte tillhöra flera kategorier.
5. Utrustningstyp (item type)
   1. Anger vilka extrafält som visas utöver grundläggande uppgifter och kostnader.
   2. Den vanligaste typen är “Device”, som visar t.ex. serienummer och garantiperiod.
   3. Andra exempel:
      1. Case – visar vikt- och måttuppgifter.
      2. Vehicle – t.ex. registreringsnummer.
   4. Om du behöver nya utrustningstyper eller extra fält, kontakta Trails support.

Utrustningens plats

Utrustningens plats anger var utrustningen finns fysiskt eller vilken annan utrustning den tillhör.

1. Fysisk plats
   1. För fysisk plats används följande kolumner i Excel:
      1. Location name – rummet eller platsen där utrustningen finns.
      2. Location code – unik kod för platsen om sådan finns, annars lämnas tom.
      3. Parent location – används för plats-hierarkier vid flera byggnader.
      4. Exempel: Parent location = Byggnadens namn. Location name = Rummets namn i byggnaden

1. Annan utrustning
   1. Om utrustningen ska registreras som en del av en annan utrustning används kolumnen “case row”:
   2. Lägg till huvudutrustningen på en egen rad med fysisk plats.
   3. Lägg till underliggande utrustningar på egna rader.
   4. Ange huvudutrustningens radnummer i kolumnen case row.
   5. Fysisk plats behöver inte anges för innehållet – det ärvs från huvudutrustningen.

Allmän tilläggsinformation

1. Antal (amount) – antal identiska utrustningar som läggs till på samma rad.
   1. Exempel: 10    → 10 identiska utrustningar skapas.
   2. Tomt fält → 1 utrustning skapas.
   3. Om serienummer eller andra unika ID används, ska varje enhet ha en egen rad.
2. Beskrivning av utrustningen
   1. Specifik info för en enskild utrustning.
3. Beskrivning av modellen
   1. Sparas på modellnivå och syns på alla enheter av samma modell (även tidigare och framtida).
4. Bokningsbar (reservability) –
   1. YES = utrustningen är bokningsbar
   2. NO = utrustningen är inte bokningsbar.
5. Egen identifierare (Barcode)
   1. Om utrustningen redan har en unik identifierare (annat än serienummer).
   2. Inte aktiverad som förval
6. Taggar
   1. Lägg till smeknamn eller nyckelord för enklare sökning.
   2. Inte aktiverad som förval

Kostnadsuppgifter

1. Inköpspris
   1. Skriv endast belopp (exkl. moms). Valutan visas automatiskt i systemet.
   2. Exempel: 100
2. Inköpsdatum
   1. Skriv datum i formatet dd.mm.yyyy.
   2. Exempel: 20.10.2025
   3. Om exakt datum inte är känt kan du använda årets början (01.01.2025).
   4. Använd inte Excels datumformat!
3. Beräknad livslängd
   1. Anges i år.
   2. Om inköpsdatum, livslängd och ersättningskostnad anges, beräknar systemet automatiskt den beräknade tidpunkten för utbyte samt investeringsbehov för de kommande 10 åren.

Extra fält beroende på utrustningstyp

1. Utrustningstyp (item type)
   1. Styr vilka extrafält som visas.
   2. Vanligaste typen är Device (serienummer och garanti visas).
   3. För andra typer: kontrollera i Trail genom att öppna motsvarande utrustningskort eller vy för ny utrustning.
2. Serienummer
   1. Om det används, måste varje utrustning ha en egen rad för att kunna särskiljas.
3. Garantitid
   1. Anges i år.