Självbetjäningsskåp (admin guide)
Trails bokningsfunktion gör det enkelt att boka utrustning och följa upp återlämningar. Bokningar kan nu kopplas till ett fysiskt självbetjäningsskåp, vilket gör det möjligt att hämta och lämna utrustning när som helst – utan att personal behöver vara på plats.
Självbetjäningsskåpet är en del av Trails tilläggstjänster.
Skulle detta kunna vara användbart för er?
Kontakta Trail Sales på sales@trail.fi, så hjälper vi er att hitta den bästa lösningen.
Denna guide är avsedd för huvudanvändare. Den ger instruktioner för hur man sätter upp och administrerar skåpet.
Översikt av självbetjäningsskåp
- Skåpets struktur: Självbetjäningsskåp skapas i Trail som en plats, och varje individuellt skåp som dess underplatser.
- Placering av utrustning: Utrustning placeras permanent i skåpen. På så sätt behöver de inte placeras där varje gång en bokning startar.
- Bokningar: Utrustning i skåpet bokas med hjälp av Trails bokningsfunktionalitet: Självbetjäningsskåp
- Skåpens kod: Efter aktivering visas skåpens PIN-kod i bokningsinformationen i Trails webbläsarversion. Observera att koden skapas automatiskt i förväg för alla bokningar.
När skåpet är i bruk krävs några grundläggande steg för att länka skåpen med Trail. Gå igenom stegen ett i taget.
Skapa en plats för självbetjäningsskåpet
- Öppna Administration – Platser
- Klicka på Ny plats
- Skapa en plats för skåpet som visar var det finns
- Exempel: Självbetjäningsskåp – Huvudbyggnaden
- Klicka på Spara
Skapa sedan underplatser för skåpet, dvs. de individuella skåpen:
- Klicka på Ny plats
- Fyll i minst följande:
- Namn: Skåp 1 (för andra, Skåp 2, Skåp 3 osv.)
- Skåp: Skåpets ID (detta får du vid installationen)
- Master-kod: En kod som öppnar skåpet utan bokning. Detta fält kan lämnas tomt, Trail genererar automatiskt en kod. Alternativt kan du ange en egen kod.
- Övre nivå: Välj självbetjäningsskåpet du nyss skapade.
- Klicka slutligen på Skapa längst ner i formuläret.
- Skapa resten av skåpen på samma sätt.
Lägga till utrustning i ett skåp
För att underlätta för användarna rekommenderas att endast placera en utrustning per skåp (t.ex. en laptop med laddare). Då hittar användaren rätt utrustning enkelt.
När utrustning placeras i ett skåp måste dess plats uppdateras i systemet:
- Öppna Utrustning – Utrustning
- Sök efter utrustningen (med namn eller unikt ID)
- Klicka på utrustningens namn för att öppna dess kort
- Klicka på Redigera
- Under Platsen, uppdatera platsen till det rätta skåpet
- Klicka på Spara för att bekräfta ändringen
Öppna skåpet utan bokning
Om ett skåp måste öppnas utan bokning (t.ex. för underhåll av utrustning) kan huvudanvändare hitta koden i platsinformationen:
- Öppna Administration – Platser
- Hitta och öppna skåpets information i redigeringsläge
- PIN-koden finns under Master-kod
- Ange koden på självbetjäningsskåpets skärm för att öppna det
Säkerställ att användare kan boka och återlämna utrustning
- Instruktioner för hur man gör en bokning och återlämnar utrustning finns här: Självbetjäningsskåp
- Om en bokning innehåller utrustning från olika skåp, se till att användarna vet att de ska återlämna utrustningen till rätt skåp.
Exempelvis kan du:
- Märk utrustningen med rätt fack.
- Lägga en lista över skåpets innehåll på insidan eller utsidan av skåpet.
- Kontrollera platsen från utrustningens eget kort.
⭐ Tips:
- Kontrollera behörigheter: För att boka utrustning måste användaren ha tillgång till dess avdelning. Du kan skapa en separat avdelning för skåpens utrustning och ge bredare tillgång vid behov.
- Ha master-koden tillgänglig: Master-koden är synlig i platsinformationen endast för användare med redigeringsrättigheter i Admin-menyn.
- Namnge skåpen tydligt: Använd tydliga och unika namn så att användare alltid hittar rätt utrustning.