Bokningar listvy och bokningssida

Bokningslista

Du hittar bokningslistan under Bokningar > Alla bokningar. På denna sida får du en enkel överblick över alla utrustningsbokningar i systemet. I listvyn kan du:

• bläddra bland bokningar
• söka efter aktuella eller tidigare bokningar
• skapa nya bokningar
• ladda ner bokningslistan till Excel (kräver skrivrättigheter)

⭐ Obs: Bokningslistan visar bokningar skapade av olika användare. Vid behov kan synligheten begränsas på följande sätt:

• Per avdelning – Läs mer: Bokningskalender
• Per användare – Om en läsanvändare tillhör en användargrupp med inställningen ”Användare med endast läsbehörigheter till bokningar kan bara se sina egna bokningar”, ser hen endast sina egna bokningar i listan.

Statuskolumnen

Statuskolumnen visar med en färgkodad etikett vilket steg bokningen befinner sig i:

• Planerad – bokning skapad, men inga utrustningar har lästs ut ännu
• Ute – minst en utrustning har lästs ut
• Återlämnad – all utrustning har återlämnats
• Försenad – bokningens sluttid har passerat, återlämningar saknas
• Godkänd / Avvisa – visas om godkännandefunktionen är aktiverad
• Begärd – bokningen innehåller utrustningsmodeller där tillgängligt lagersaldo har överskridits. Visas endast när funktionen Underuthyrningar är aktiv.

I Trails allmänna inställningar kan ett eget sökfält för bokningsstatus aktiveras vid behov.

Sökning av bokningar

Sökfunktionen i bokningslistan är en viktig del av det dagliga arbetet och hjälper dig att snabbt hitta rätt bokning – även bland många. Du kan söka bokningar utifrån:

• bokningens titel eller bokarens namn
• datumintervall ← avancerad sökning (t.ex. veckans bokningar eller tidigare bokningar)
• plats ← avancerad sökning
• bokningsstatus (t.ex. försenade bokningar). Om statusfältet inte syns kan det aktiveras via Administration > Allmänna inställningar > Bokningar.

Tips:

• Skriv minst tre bokstäver så börjar Trail föreslå matchande resultat.
• Du kan också kombinera flera sökord samtidigt (t.ex. Nelli Balett).
• Vi rekommenderar tydliga namngivningsrutiner för bokningar (t.ex. evenemang / evenemang + plats eller teamnamn (t.ex. Giselle - Ljud)).

Bokningssida – alla detaljer i en vy

Bokningssidan ger en komplett överblick över en enskild bokning. Här kan du se grundinformation, utrustningens status och skanningshistorik på samma ställe.

Nedan förklaras de olika delarna i mer detalj.

Grundinformation (vänster sida)

• Titel – bokningens namn
• Status – bokningens steg (t.ex. planerad, ute, återlämnad, försenad)
• Start- och sluttid
• Varaktighet – beräknas automatiskt
• Totalsumma – utrustningens sammanlagda värde i bokningen
• Bokare – vem som har bokningen. Obs: Utrustning kan endast läggas till från avdelningar som bokaren har åtkomst till.
• Uthyrningsuppgifter – visas om uthyrningsfunktioner är aktiverade

Åtgärdsknappar (höger sida)

• Läs streckkod – Skanna utrustning ut eller in. Skanna alltid en enhet i taget så att användningsspårningen blir korrekt.
• Bokningar – Lista över utrustningsmodeller och antal i bokningen.
• Förbrukningsvaror – Förbrukningsvaror kan läggas till i en bokning. Börja med att välja avdelning och plats som varorna tas ifrån. Gör detta innan du skannar. När en produkt läses ut dras den från lagret. Förbrukningsvaror återlämnas inte som standard.
• Bokningspaket (tilläggsfunktion) – Gör det enklare att boka vanligt förekommande helheter. När bokaren lägger till ett paket får hen en färdig plan med alla nödvändiga antal.
• Bilagor (tilläggsfunktion) – Lägg till dokument, bilder eller instruktioner.
• Redigeringshistorik – Visar vem som ändrat bokningsuppgifter och när.
• Skanningshistorik – Alla utrustningar som lästs ut och in i kronologisk ordning.

Totalsumma

Trail beräknar ett utrustningsvärde för varje bokning. Värdet baseras på modellens uppskattat inköpspris eller utrustningens inköpspris om inget förnyelsepris finns.

1. Uppskattat inköpspris finns

Totalsumma = modellens uppskattat inköpspris × antal

2. Inget uppskattat inköpspris

Om modellen inte har något inköpspris använder Trail inköpspriset.

3. Utrustningen har innehåll

Om en utrustning har innehåll inkluderas innehållets värde.

• I planerade bokningar uppskattas värdet (eftersom man inte vet om den använda utrustningen kommer att ha innehåll).
• I utlästa bokningar är värdet exakt.
• Om du lägger till innehållsartiklar separat i en bokning räknas de två gånger.

Exempel

Obs Utrustningsvärdet baseras på värdet vid det tillfälle då utrustningen lades till i bokningen.

Om värdena (t.ex. modellens förnyelsepris) ändras efter att utrustningen har lästs ut, uppdateras utrustningsvärdet inte automatiskt.

Skapa en ny bokning

Läs härnäst hur du skapar en ny bokning i Trail: Skapa en ny bokning