Att lägga till utrustning (ny formulär)

Massimport

Om du har många utrustning att lägga till hjälper Trail-teamet dig att importera dem.

• Hämta Excel-mallen: Begär mallen från Trail support support@trail.fi
• Fyll i uppgifterna noggrant: Lägg till så mycket information som möjligt. Ju mer detaljer du fyller i nu, desto lättare blir det att hantera utrustning senare. Vissa fält är obligatoriska.
• Skicka filen till Trail: Skicka den ifyllda Excel-filen via e-post till support@trail.fi. Trail laddar upp utrustning i systemet åt dig.

Skapa ny utrustning i Trail

Om du bara behöver lägga till några få utrustning, kan du göra det direkt i Trail.

Måste ha Skriva - avnändarbehörigheter för utrustning-modulen. (din administratör kan ge dessa rättigheter).

1. Gå till Utrustning - Utrustning
2. Klicka på Lägg till
3. Formuläret öppnas
4. I fältet Modell, skriv minst 3 bokstäver av modellnamnet
   • Om modellen finns → fortsätt med Modell hittad (Tillägg till befintlig modell)
   • Om modellen inte finns → fortsätt med Modell ej hittad (Lägga till en ny modell)

Modell hittad (Tillägg till befintlig modell)

1. Välj modellen från listan
2. Kategori och Typ av utrustning fylls i automatiskt
3. Scrolla ner och fyll i de andra fälten

• Avdelning (obligatorisk): Kan redan vara ifylld, eller så väljer du från rullistan. Detta beror på dina rättigheter och avdelningsinställningar.

4. Klicka på Spara

• Spara: Skapar den nya utrustning. Du kan skapa en ny eller visa detaljerna för den du just skapat.
• Spara och lägg till ytterligare: Skapar den nya utrustning och behåller formuläret öppet med samma information (förutom unika uppgifter som serienummer). Användbart när du lägger till flera utrustning av samma modell.

Modell ej hittad (Lägg till ny modell)

1. Klicka på Lägg till en ny modell högst upp
2. Scrolla ner och fyll i de andra fälten. Här är förklaringar till några fält:

• Avdelning (obligatorisk): Definierar vem som kan se utrustningen
• Kategori (obligatorisk): Välj rätt kategori för modellen
• Typ av apparat (obligatorisk): Visar extra fält beroende på typ
• Tillverkare & Modell (modell är obligatorisk): Varje produkt måste innehålla tillverkare (om känd) och modellnamn från tillverkaren. Om modellnamn inte är känt kan du använda ett allmänt namn, t.ex. Kaffebryggare.
• Bokningsbar: Kan utrustningen bokas?
• Synlighet för delning: Bestämmer utrustningens synlighet och bokningsbarhet när Trail Sharing-funktionen är aktiverad. (Trail Sharing-funktionen gör det möjligt att boka utrustning och godkänna bokningar mellan olika organisationer.)
• Plats: Var utrustningen finns. Detta kan vara en plats (rum, lager, etc.) eller annan utrustning (t.ex. en burvagn).
• Kostnadsuppgifter
  • Uppskattade användninstid: Hur länge utrustningen kan användas innan byte
  • Med inköpsdatum, uppskattat inköpspris och uppskattad användningstid kan Trail hjälpa dig planera framtida investeringar
• Beskrivning: Fri text för extra information
• Delningssynlighet: Bestämmer utrustningens synlighet och bokningsbarhet när Trail Sharing-funktionen är aktiverad. (Trail Sharing-funktionen gör det möjligt att boka utrustning och godkänna bokningar mellan olika organisationer.)
• Ytterligare
  • Tags (om aktiverat): Alternativa namn för att söka utrustningen
  • Egen identifierare (om aktiverat): Om utrustningen har en unik streckkod eller ett eget ID (inte serienummer) kan du lägga till det här

3. Klicka på Spara
   • Spara: Skapar utrustningen. Du kan lägga till en ny eller visa detaljerna.
   • Spara och lägg till en till: Skapar utrustningen och behåller formuläret öppet med samma information (förutom unika uppgifter som serienummer). Användbart när du lägger till flera utrustning av samma modell.
4. Varje ny utrustning får sitt eget utrustningskort.

Utrustningskort

Varje enskilt skapat utrustning får ett eget utrustningskort och en unik identifierare.

• Vänster sida: detaljer om utrustningen
• Höger sida: användningshistorik (bokningar, underhåll, etc.)

Från utrustningskortet kan du sedan:

• Lägga till bilagor filer (bilder och manualer) antingen för modellen eller för enskild utrustning
• Redigera detaljer
• Skriv ut klistmärke (kontakta sales@trail.fi om du behöver en Trail-etikettskrivare)

💡 Tips: Utrustningskort innehåller också en kloningsfunktion. Med den kan du enkelt skapa nya utrustning som kopierar den befintliga utrustningens grunddetaljer (förutom unika uppgifter som serienummer).