Bokningskalender - tilläggsinställning för att begränsa synlighet

Vad innebär en bokningskalender? Med hjälp av bokningskalendrar kan synligheten av bokningar begränsas baserat på avdelningar.

En bokningskalender kan innehålla bokningar från en eller flera avdelningar. Funktionen är särskilt användbar när man vill hålla bokningar från olika avdelningar åtskilda.

Ämnen:

  1. Skapa en bokningskalender
  2. Skapa bokning (3 exempelsituationer)
  3. Visa och söka bokningar i bokningslistan

Skapa en bokningskalender

Planering

  1. När det finns behov av att begränsa bokningar är första steget att definiera:
    1. Vad är syftet med begränsningen?
    2. Vilka avdelningar ska ingå i samma kalender?
    3. Tydliga namn för bokningskalendrarna
    4. För att lösningen ska fungera fullt ut bör alla avdelningar omfattas av funktionen.

Exempel

  1. Om utrustning i en avdelning ska döljas för andra användare, skapa två bokningskalendrar:
    1. Bokningskalender 1: Ljud (innehåller den avdelning som ska begränsas, t.ex. "Ljud")
    2. Bokningskalender 2: Standardkalender (innehåller övriga avdelningar, t.ex. "IT", "Administration", "Studentdatorer")
  2. Användare som har tillgång till flera avdelningar och därmed flera bokningskalendrar kan välja vilken kalender bokningen ska tillhöra vid skapandet.

Skapande av bokningskalender

  1. Skicka en begäran till Trails support: support@trail.fi
  2. Ange i meddelandet:
    1. Namn på bokningskalendrar
    2. Vilka avdelningar som ska kopplas till respektive kalender
  3. Trail ansvarar för att skapa bokningskalendrarna
  4. Efter att de skapats kan avdelningarna redigeras via: Administration → Avdelningar
  5. Observera att redan skapade bokningar inte automatiskt kopplas till bokningskalendrar. Informationen kan uppdateras i bokningens uppgifter.

Skapa bokning (3 exempelsituationer)

När bokningskalendrar har skapats visas fältet Kalender i formuläret för ny bokning.

Situation 1: Användaren har tillgång till endast en bokningskalender

Bokningen kopplas automatiskt till den kalendern. Ingen val behövs. I bokningens uppgifter visas vilken kalender den tillhör.

Situation 2: Användaren har tillgång till flera bokningskalendrar

Användaren måste välja vilken kalender bokningen ska tillhöra vid skapandet. Valet avgör vem som kan se bokningen.

Situation 3: Avdelningen är inte kopplad till någon bokningskalender

Om användaren endast har tillgång till en avdelning som inte är kopplad till någon bokningskalender (t.ex. “Ljus”), är bokningen synlig för alla Trail-användare i organisationen.

Visa och söka bokningar i bokningslistan

Synlighet av bokningar

I bokningslistan ser användaren endast de bokningar som de har tillgång till, baserat på bokningskalendrar och tillhörande avdelningar.

Sökning via bokningskalender

Om användaren har tillgång till flera bokningskalendrar kan bokningar filtreras genom att skriva kalenderns namn i sökfältet.

Fritextsökningen filtrerar då bokningar enligt vald kalender.