Bokningskalender

Bokningskalender kan hjälpa till att begränsa synligheten för bokningar i bokningslistvyn. Detta kan göras med hjälp av avdelningar.

Hur skapar man en bokningskalender?

Planera först hur bokningarna ska begränsas av avdelningar och hur de visas i kalenderalternativen.

Observera! Om en avdelnings bokningar behöver döljas för andra avdelningar bör två bokningskalendrar skapas. Den första kalendern är kopplad till avdelningen vars utrustning ska begränsas, och den andra kalendern inkluderar resten av organisationens avdelningar. Användare med tillgång till alla avdelningar kan välja vilken kalender deras bokning ska tillhöra vid skapandet av en bokning.

När begränsningarna är beslutade kan användaren informera Trail's support (support@trail.fi) om bokningskalendernas namn och vilka avdelningar som ska kopplas till dem. Trail kommer sedan att hantera skapandet av bokningskalendrarna.

Exempelvis:

• Kalender 1: Ljud (Kopplade avdelningar: Ljud)
• Kalender 2: Produktion (Kopplade avdelningar: Produktion, Rigging, Logistik)

Efter att bokningskalendrarna har skapats är det möjligt att ändra de kopplade avdelningarna i avsnittet 'Administration > Avdelningar'. Användaren måste också ha redigeringsrättigheter (skriva) för bokningar för att kunna redigera de valda avdelningarna för olika bokningskalendrar.

Skapa nya bokningar med användning av bokningskalendrar

När bokningskalendrarna har skapats kommer kalenderalternativen att visas när du skapar en ny bokning under 'Kalender'.

Scenario 1: Användaren har tillgång till endast en bokningskalender på grund av avdelningar, bokningen kommer automatiskt att vara en del av den kalendern och användaren kan inte välja någon annan kalender.

När bokningarna har skapats visas kalenderinformationen på bokningens huvuddetaljer. I exemplet har bokaren tillgång till bokningskalendern som kallas: Production (Produktion). Detta innebär att alla användare med tillgång till följande avdelningar: Produktion, Rigging, Logistik, kommer att se bokningen. Om användaren inte har tillgång till någon av dessa avdelningar kommer de inte att se bokningen alls.

Scenario 2: Användaren har tillgång till flera bokningskalendrar på grund av avdelningar, de måste välja vilken kalender de ska lägga till bokningen i.

I exemplet har användaren lagt till bokningen i bokningskalendern som kallas: Production (Produktion). Detta innebär att alla användare med tillgång till följande avdelningar: Produktion, Rigging, Logistik, kommer att se bokningen. Om användaren inte har tillgång till någon av dessa avdelningar kommer de inte att se bokningen alls.

Scenario 3: Användaren har endast tillgång till avdelningen 'Lighting' (Ljus) och den är inte kopplad till någon av bokningskalendrarna. Detta innebär att alla Trail-användare kommer att se den specifika bokningen i bokningslistan.

Bokningar på bokningslistan

Användare kommer att se på bokningslistan endast de bokningar för vilka de har tillgång baserat på de avdelningar som är kopplade till bokningskalendrarna.

Om användaren har tillgång till flera bokningskalendrar kan de söka efter bokningar via fritextsökning genom att skriva namnet på bokningskalendern i sökfältet.