Plats

En plats anger var varje utrustning finns. I Trail kan en plats vara antingen en fysisk plats (t.ex. ett rum, ett förråd eller en byggnad) eller en annan utrustning.

För att säkerställa enhetlighet kan endast ett begränsat antal användare lägga till och redigera platser i Trail.

Denna artikel går igenom följande för fysiska platser:

  1. Exempel på platser
  2. Skapa en ny plats
  3. Skapa en underplats
  4. Platsens egen vy
  5. Radera en plats

Exempel på platser

Dessa är vägledande exempel som hjälper dig att planera din platsstruktur. Du kan överväga en platshierarki om du till exempel har flera byggnader.

Håll namnen tydliga så att användarna enkelt känner igen dem.

Huvudplats Plats Underplats
Kontor Mötesrum 103
Teatergränden 4 Huvudscen
Teatergränden 4 Ljus- och ljudbås
Lager Korridor A A-01-01-A1 (exempel på hyllplats)

Skapa en ny plats

  1. Öppna Admin → Platser.
  2. Klicka på Ny plats.
  3. Fyll i minst följande information:
    1. Kod: Lägg till om organisationen använder unika platskoder.
      1. Exempel: ”Mötesrum Moln” kan ha koden 104 (anges på dörren eller i planritningen). Om rummen inte har separata namn, lägg till rumsnumret i platsens namn, till exempel ”Mötesrum 104”.
    2. Namn: Platsens namn (obligatoriskt).
  4. När uppgifterna är ifyllda, klicka på Skapa.

Ytterligare fält när du skapar en plats:

  • Övre nivå: Välj vilken plats denna plats ska tillhöra.
  • Dold: Du kan tillfälligt dölja platsen så att den inte visas i sökfält i olika vyer.
  • Typ av plats: Anger vilka informationsfält som visas i platsens detaljer och kan även påverka vissa funktioner i Trail.
    • Plats – Standard och det mest använda alternativet. Inga separata extra informationsfält.
    • Förvaringsplats – Möjliggör att ange storlek. Används vanligtvis för lagerhyllor.
      • Lagerstatusrapport – Om organisationen använder denna rapport måste alla hyllor vara inställda på platstypen Förvaringsplats för att inkluderas i rapporten.
    • Fixtur – Lägger till tekniska fält, såsom fixtur-DMX och reläkanal. Används vanligtvis för fasta armaturpositioner som har lagts till som underplatser (till exempel: Huvudscen → Fix 101).
      • När platsen endast innehåller ett objekt visas utrustningens namn och serienummer på överordnad plats för att underlätta uppföljning av den aktuella situationen.

    • Offsite storage (Externt lager) – Används när organisationen har inställningen för externt lager aktiverad. Detta gör att Trail visar en varning i bokningsvyn om vissa objekt behöver hämtas från en extern lagerplats. När den allmänna inställningen har aktiverats ska den överordnade platsens typ sättas till Offsite storage för att aktivera varningen.
  • E-postaviseringar: Du kan dirigera aviseringar som rör utrustning på platsen till specifika e-postadresser. Lägg till flera adresser separerade med kommatecken eller mellanslag.
  • GPS-koordinater och adresser: Du kan lägga till en eller flera adresser genom att välja Ny adress.

Skapa en underplats

Ofta kan platsinformationen behöva preciseras ytterligare.

Till exempel kan en byggnad innehålla flera rum. För detta ändamål kan du skapa en underplats till en huvudplats.

  1. Öppna Administration → Platser.
  2. Klicka på Ny plats.
  3. Fyll i minst följande information:
    • Namn: Namnet på den mer specifika underplatsen.
    • Övre nivå: Välj vilken plats denna plats ska tillhöra.

👉 Alternativt kan du hitta huvudplatsen i listan och klicka på +-symbolen. Då är huvudplatsen redan förifylld i formuläret.

  1. Fyll i resten av informationen på samma sätt som när du skapar en ny plats.
  2. Klicka på Skapa.

Platsens egen vy

När du klickar på platsens namn öppnas platsens egen vy. Här kan du:

  • Redigera eller radera platsen.
  • Skriva ut en etikett för platsen (om du har tillgång till utskriftsfunktionen).
  • Ladda ner en Excel-lista över utrustning, lagerposter eller förbrukningsvaror på platsen.
  • Lägga till utrustning genom att skanna en streckkod i fältet Läs streckkod.
  • Visa ändringshistorik (om du har rättigheter för det).

Radera en plats

  1. Du kan radera en plats på två sätt:
    1. Klicka på papperskorgsikonen i platslistan.
    2. Öppna platsens vy och välj Radera.
  2. Platsen raderas först mjukt.
  3. Du kan hitta raderade platser via avancerad sökning genom att välja Raderade → Visa endast raderad platser.
  4. En mjukt raderad plats kan återställas.

Permanent radering

  1. En plats kan endast raderas permanent om det inte längre finns någon utrustning på den.
  2. När en plats har raderats mjukt visas alternativet Radera permanent på dess sida.
  3. En permanent raderad plats tas bort helt och kan inte återställas.