Avdelningar
I Trail fungerar avdelningar som ett centralt verktyg. En avdelning visar vilket team som använder utrustningen och gör det möjligt att begränsa synligheten för olika användare.
Att skapa och redigera avdelningar hanteras av administratörer som har redigeringsrättigheter till Administration → Avdelningar.
Ämnen:
Skapa en ny avdelning
- Öppna Administration → Avdelningar
- Klicka på Skapa ny avdelning
- Fyll i avdelningsuppgifterna:
- Kod: Lägg till om er organisation använder avdelningskoder.
- Namn: Avdelningens namn (obligatoriskt).
- E-postaviseringar: Skicka aviseringar som rör avdelningens utrustning till specifika e-postadresser. Du kan lägga till flera adresser separerade med kommatecken eller mellanslag.
- Kategorier: Välj de huvudkategorier som hör till avdelningens utrustning. Vid registrering av nya modeller hjälper detta till att begränsa valen till relevanta alternativ.
- Klicka på Skapa.
Ge en användare åtkomst till en avdelning
Efter att en ny avdelning har skapats, kom ihåg att ge åtkomst åtminstone till dig själv. Därefter kan du lägga till åtkomst för andra användare individuellt eller via användargrupper. Så här gör du för att ge åtkomst till en användare:
- Gå till Administration → Användare.
- Öppna användarens profil i redigeringsläge.
- Välj avdelningen i avdelningslistan.
- Klicka på Spara.
När en användare har fått åtkomst till en avdelning kan hen se all utrustning som är kopplad till den.
Redigera en avdelning
- Öppna Administration → Avdelningar.
- Klicka på avdelningsnamnet (eller på Redigera-ikonen) för att öppna redigeringsläget.
- Gör de nödvändiga ändringarna (t.ex. namn, e-postaviseringar eller kategorier).
- Klicka på Spara.
Radera en avdelning
Avdelningar kan raderas på två sätt:
- Mjuk radering
- Klicka på Papperskorgsikonen och välj Radera.
- Avdelningen flyttas till listan över raderade (Sök: Aktivitet → Raderad).
- Mjukt raderade avdelningar kan återaktiveras vid behov.
- Permanent radering
- Klicka på Papperskorgsikonen och välj Radera permanent.
- Detta är endast möjligt om avdelningsinformationen inte används någon annanstans (t.ex. i utrustningsposter).
- En permanent raderad avdelning tas bort från systemet för alltid.
⭐ Tips för hantering av avdelningar
- Håll strukturen tydlig: Använd klara och beskrivande namn. Vanligtvis motsvarar avdelningar de team som ansvarar för utrustningen.
- Lägg till kategorier: Lägg bara till de kategorier som används av respektive avdelning för att hålla vyerna enkla och lättöverskådliga.
- Granska raderingar noggrant: Mjuk radering hjälper till att undvika oavsiktlig dataförlust. Använd permanent radering endast när du är helt säker.