Termer

I Trail används några centrala begrepp som gör systemet mycket lättare att använda när man känner till dem.

När du förstår vad avdelning, kategori, modell, utrustning och andra termer betyder kan du organisera din utrustning på rätt sätt och utnyttja dem vid sökning i olika vyer.

Avdelning

Avdelningsinformationen begränsar synligheten av utrustning mellan olika användare.

Avdelning är en obligatorisk uppgift när ny utrustning läggs till. Med avdelningar kan man styra vilken utrustning som är synlig för olika användare eller användargrupper.

Om synligheten inte behöver begränsas kan alla utrustningar placeras i samma avdelning.

👉 Observera: En utrustning kan endast tillhöra en avdelning åt gången.

👉 Exempel på avdelningar: Ljud, IT, Transportutrustning, Bioteknik

Kategori och underkategori

Kategori är en obligatorisk uppgift när ny utrustning läggs till.

Kategorin anger vilken typ av produkt det gäller. Systemet samlar alla modeller som hör till samma grupp i kategorin.

Underkategori – en mer detaljerad gruppering. Ej obligatorisk. Används för att precisera kategorin i en mindre grupp.

👉 Exempel på kategorier: Datorer, Högtalare, Trussar, Armaturer

👉 Exempel om underkategori används:

Huvudkategori: Fordon → Underkategori: Personbilar, Lastbilar, Bussar

Modell och tillverkare

Modell är produktens namn och en obligatorisk uppgift.

För varje produkt ska både tillverkaren (om den är känd) och modellnamnet anges. På så sätt kan man se hur många enheter (utrustningar) av varje produkt som finns.

👉 Exempel på modellnamn:

  • Nikari Akademia (där Nikari är tillverkare)
  • Volvo V60 (där Volvo är tillverkare)
  • Kaffebryggare (om tillverkare eller officiellt modellnamn inte är känt kan modellen anges som ett allmänt namn)

Utrustning

En utrustning är en enskild spårbar enhet som hör till en viss modell.

Till exempel kan det finnas 6 utrustningar (individer) av modellen Nikari Akademia.

Varje utrustning får i Trail en unik identitet och en utrustningskort där all information lagras, såsom:

  • Inköpsdatum och pris
  • Plats
  • Detaljerad information, t.ex. serienummer eller färg

Plats och underplatser

Platsen anger var utrustningen finns fysiskt eller var den hör hemma. Vanligast är en fysisk lokalisering, t.ex. ett rum eller utrymme där utrustningen finns. I vissa fall kan platsen även vara en annan utrustning, t.ex. ett rack.

Underplatser – platsinformationen kan vid behov preciseras med underplatser.

👉 Exempel på platshierarki med underplatser:

  • Byggnad 1 → Kontor → Konferensrum 102
  • Teatergatan 4 → Huvudscen
  • Utelager → Hyllplats A-01-03

Utrustningstyp

Utrustningstypen avgör vilken ytterligare information som visas på utrustningskortet. Val av utrustningstyp är obligatoriskt vid skapande av ny utrustning.

För varje utrustning kan standardfält sparas, såsom plats, kategori, leverantör, inköpsdatum osv.

Beroende på utrustningstyp tillkommer dessutom särskilda fält, t.ex.:

  • Serienummer
  • Garantitid

Den vanligaste utrustningstypen är Utrustning (Device). En ny utrustningstyp kan övervägas om det finns en grupp utrustningar med samma typ av uppgifter som inte ryms i standardtypen, t.ex. fordonens registreringsnummer och bränsletyper.

Om de befintliga utrustningstyperna inte räcker kan Trails support hjälpa till att lägga till nya fält eller utrustningstyper. Alternativt kan kompletterande uppgifter sparas i fältet Beskrivning.

Category = Kategori

Model = Modell

Item = Utrustning

Location = Placering

Item type = Utrustningstyp

Department = Avdelning

⭐ Utrustningskort och tillägg av ny utrustning:

  • Utrustningskort – Varje individuellt tillagd utrustning får ett eget kort där de ovannämnda uppgifterna syns.
  • Ny utrustning – Nya utrustningar kan läggas till antingen med hjälp av Excels importmall eller direkt i systemet.

Mer information hittar du här: Att lägga till utrustning.