Allmänna inställningar

I de allmänna inställningarna kan huvudanvändarna ändra Trails inställningar för hela organisationen. Dessa inställningar bör användas med eftertanke. I regel gör Trails personal dessa inställningar enligt kundens önskemål på kundens särskilda begäran.

Om du vill ha mer information om någon viss inställning, kontakta oss via e-post på adressen support@trail.fi

De allmänna inställningarna är indelade i nio grupper.

Identifikationskoder (Identifiers)

Under ’Identifikationskoder’ finns inställningar som gäller koderna som används i märkningen av utrustning.

Använd en egen identifikationskod (Custom identifier)

Inställningen skapar ett ’Egen kod’-fält på utrustningskort. I fältet kan man skriva organisationens egna artikelspecifika koder. Med denna inställning kan man till exempel tillåta att streckkoder som redan finns används i stället för Trails streckkoder.

Använd RFID. (RFID)

Skapa ett ’RFID’-fält på utrustningskort där ni kan skriva en utrustningsspecifik RFID-kod.

Använd tillverkarens streckkoder (Manufacturer barcodes)

Inställningen tillåter att man lägger till tillverkarens streckkoder i den modellspecifika informationen för förbrukningsvaror.

Skriv ut flera dekaler (Multiple labels printing)

Du kan skriva ut flera kopior av en enskild utrusnings dekal. Om denna inställning inte är aktiverad skriver Trail automatiskt ut bara en dekal åt gången.

Utrustning (Items)

Visa utrustningens reserveringskalender (Reservation calendar)

Inställningen skapar en kalendervy med utrustningens reserveringssituation på utrustningskort

Användaren får ändra artikelns placeringsuppgifter (Allow reader user to change item location)

Användare med läsrätt till utrustningen får ändra en utrusnings placering. Om inställningen inte är aktiverad krävs skrivrätt för att ändra placeringen.

Underhåll (Maintenances)

Använd faser i underhållet (Maintenance steps)

Inställningen gör det möjligt att bestämma faser för underhåll som genomförs regelbundet. Det hjälper er att se till att regelbundet återkommande service och kontroller genomförs enligt planerna.

Underhållsverktyg (Maintenance tools)

Tillåter användaren att ställa in enskilda modeller som underhållsverktyg och tilldela objekten till ett underhåll.

Planerad service kan genomföras med läsrätt (Allow reader user to work with planned maintenances)

Inställningen tillåter att användare med läsrätt till underhållningen inleder, genomför och avslutar planenlig underhåll. Om denna inställning inte är aktiverad kräver inledning och avslutande av service skrivrätt till underhållningen.

Modeller (Models)

Använd saldon (Model quantities)

Inställningen skapar gruppen ’Saldomodeller’ i artikelregistret. Dessa är artiklar som man inte vill följa på exemplarnivå, men som man exempelvis vill kunna reservera ett visst antal av för ett projekt eller evenemang eller vill låna åt personalen. Exempel på saldoartiklar kan vara skarvsladdar och arbetskläder och utrustning som förvaras i ett utrustningslager och därifrån överlämnas till de anställda för användning.
När inställningen aktiveras blir en ny inställning synlig: Förbrukningsvaror (stock models) - använd förbrukningsvaror (consumables).
Denna inställning skapar i sin tur en ny grupp vid namn ’Förbrukningsvaror’ i utrustningsregistret. Förbrukningsvaror kan reserveras och deras lagersaldo kan följas med i Trail. Exempel på förbrukningsvaror är batterier, tejp, buntband och gummihandskar, det vill säga allt som man vanligen inte lämnar tillbaka efter användningen.

Meddelanden (Notifications)

Meddelandespråk (Notification language)

Du kan välja om e-postmeddelandena som Trail skickar till er ska vara på finska eller engelska.

E-postadresser för händelsmeddelanden (Project notifications emails)

Om din organisation använder funktionen ’Händelsen’ kan du i detta fält skriva de e-postadresser dit Trail ska skicka ett meddelande om det görs ändringar i händelsinformationen.

Uthyrning (Rentals)

Här hanteras egenskaper som underlättar för organisationer som hyr ut utrustning åt utomstående. Vill du ha mångsidigare uthyrningsfunktioner kan du utvidga din Trail-licens med en Trail-försäljningsmodul. Försäljningsmodulen ingår inte i Trails grundlicens.

Använd hyrd utrustning (Subhires)

När inställningen är aktiverad kan du reservera mer utrustning än saldona medger. Trail lägger till artiklarna i reserveringen och meddelar att artiklar måste skaffas utifrån eftersom organisationen inte har tillräckligt av dem. Hyrd utrustning kan användas i alla reserveringar under hela hyrtiden.

Välj kund (Reservation customer)

Skapar en rullgardinsmeny i reserveringen, där du kan lägga till information om kunden och kundens kontaktperson.

Använd försäljningssituationer (Sales states)

Gör det möjligt att i reserveringsuppgifterna lägga till olika skeden av försäljning, såsom ’Får faktureras’, ’Förlorad’ och ’Fakturerad’. Det går också att filtrera reserveringsvyn enligt försäljningssituation. Du kan alltså till exempel söka enbart de reserveringar som kan faktureras av kunden.

Fakturera för delad utrustning (Subreservation state)

Två organisationer som använder Trail kan öppna en begränsad synlighet till varandras utrustning. Denna inställning gör det möjligt att under ’Delad utrustning’ följa med utrustning som hyrts åt en annan Trail-organisation. OBS: Synlighet mellan två organisationer skapas endast när alla parter kommit överens om det skriftligt.

Typ av hyra (Rental type)

’Typ av hyra’-inställningen väljs i en rullgardinsmeny. Den definierar hur hyrespriset räknas. Alternativen är ’Enligt modell’ och ’I procent’.

Bokningar (Reservations)

I bokningsmodulen finns inställningar som gäller reservering av utrustning. Reservering används till exempel vid planering och bokning av utrustning som behövs vid olika evenemang eller utrustning som personalen behöver boka för andra behov.

Godkänn bokningar (Accept reservations)

Användare som har skrivrätt till bokningar bör godkänna bokningar som gjorts av användare med mindre rättigheter. Trail skickar e-postmeddelanden om sådana bokningar till ansvarspersonerna direkt då bokningen gjorts. Denna inställning är nyttig bland annat i läroanstalter där lärarna måste godkänna studerandenas bokningar.

Dölj telefonnumren (Hide phone from users)

Om det i användaruppgifterna finns ett telefonnummer hindrar denna inställning att telefonnumret syns i reserveringar som användaren gjort.

Välj bokare (Select reserved for)

Användare som har skrivrätt till bokningarna kan göra bokningar för andra användare.

Skicka påminnelser (Send reminders)

Trail skickar en påminnelse per e-post åt bokaren ifall den bokade utrustningen inte lämnats tillbaka i tid.

Använd bokningspaket (Reservation sets)

Inställningen gör det möjligt att kombinera flera artiklar till bokningspaket. När bokningspaketet är skapat kan det läggas till på vilken som helst bokning, vilket betyder att alla artiklar i paketet automatiskt kommer med.

Använd underbokningar (Subreservations)

Gör det möjligt att skapa underbokningar för en huvudbokning. Underbokningarnas datum bör vara mellan huvudbokningars start- och slutdatum. Om man skapar underbokningar ska alla utrustningsbokningar göras på dessa. Ingen utrustning kan då reserveras på huvudbokningen.

Använd situationsfilter för bokningar (Filter reservations by state)

Inställningen skapar ett situationsfilter i bokningsvyn. Situationerna är: ’Planerad’, ’Ute’, ’Återlämnad’ och ’Försenad’. Situationsfiltret gör att man kan söka bokningar enligt deras situation.

Använd ’Återlämna till placering’ (Select target location on item return)

Gör det möjligt att återlämna utrustning till ett annat ställe än den togs från. När man återlämnar utrustning kan man i bokningsvyn eller i Utläst utrustning-widgeten välja en ny placering i en rullgardinsmeny.

Visa önskad placering i meddelande när artikeln återlämnas (Show target location in message on item return)

Trail visar i ett meddelande placeringen som fastställts för artikeln när utrustningen återlämnas. Meddelandet syns både i bokningsvyn och Utläst utrustning-widgeten.

Tillåt överlappande användning av återlämnade utrustning (Allow returned items overlapping)

Om utrustning återlämnas i förtid kan de läggas till i andra reserveringar innan den föregående reserveringen tar slut.

Lägg till bilagor i bokningar (Reservation attachments)

Du kan lägga till bilagor i bokningsuppgifterna, exempelvis bilder eller bruksanvisningar.

Antecknande av försvunnen artikel i bokningslistan (Marking item as lost in reservation items list)

Användaren kan i reserveringslistan ta bort en artikel som försvunnit. Artikeln tas bort genom att klicka på dess kod i reserveringslistan. Detta öppnar ett popup-fönster där artikeln kan anges försvunnen.

Användaren får inte ändra bokningsdatum (Disallow reader user to change reservation dates)

Användare med läsrätt kan inte ändra datum på bokningar. Detta gäller även bokningar som är gjorda för personen själv.

Bokningens packningslista (Export as packing list)

Möjliggör nerladdning av bokningens packningslista i excel-format.

Förhindra föråldrade utrustning (Block reservation of items with expired lifespan)

Utrustning vars användningstid är slut kan inte bokas eller tas ut. Trail meddelar om användaren försöker lägga till en sådan utrustning i bokningen.

Förhindra utrustning som inte servats (Block reservation of items with skipped maintenance)

Utrustning som borde ha varit på underhåll kan inte reserveras eller tas ut. Trail meddelar om användaren försöker lägga till en sådan artikel i bokningen.

Läsning (Scanning)

Under ’Läsning’ finns inställningar som gäller skanning av yttre identifikationskoder (streck- och RFID-koder).

Kontrollera utrustningens innehåll (Force visual inspection for reservation contents)

När en användare skannar en artikel av typen ’Transportutrustning’ ber Trail personen att kontrollera att de föremål som ska finns i utrustningen är där. Trails meddelande innehåller en lista över innehållet.

Aktivera en avlägsnad utrustning vid skanning (Undelete lost item on scan)

Om en tidigare avlägsnad artikels identifikationskod skannas, aktiveras den automatiskt i Trail igen.

Användarens rättigheter i bokningar (Reader user scanning rights)

Välj i rullgardinsmenyn om en användare med läsrätt ska ha rätt att lägga till utrustning i bokningarna. Alternativen är: I egna bokningar, I inga bokningar, I alla bokningar.

Skanningslägen (Scan modes)

Inställningen gör det möjligt att på bokningssidan välja om Trail ska behandla en skanning av en utrrustning enbart som återlämning, enbart som uttagning eller som båda.
Aktivering av inställningen öppnar en undermeny ’Bokningens standardskanning’, där man kan välja standardinställningen.

Widgetar (Widgets)

Under ’Widgetar’ finns inställningar för widgetarna på hemsidan.

Dölj artiklarna i ’Utläst utrustning’-widgeten (Items return widget)

När denna inställning är aktiverad visar ’Utläst utrustning’-widgeten inte en lista på utlästa utrustning på startsidan.