Termer

I det här avsnittet förklaras grundläggande begrepp som förekommer i Trail. 

Avdelning

Avdelningsuppgifterna begränsar inventariernas synlighet för olika användare.

Alla användare har inte lov eller behov av att se alla artiklar som finns i systemet. Om synligheten inte behöver begränsas kan alla artiklar finnas i samma avdelning. Blir det behov av att begränsa synligheten kan man skapa olika avdelningar.

Observera att en artikel kan höra till endast en avdelning.

Kategori och underkategori

Kategorin berättar hurdan artikel det är frågan om. Vi rekommenderar att kategorinamnen hålls så allmänna och beskrivande som möjligt. Om kategorinamnet är ”Datorer” kan man i systemet kolla vilka olika datormodeller som används.

Kategorin samlar alltså liknande artiklar och därför är det bra att namnen är så tydliga som möjligt, så att man också i fortsättningen kan lägga till artiklar i rätt kategori.

Underkategori:

Vid behov kan man lägga till underkategorier där man specificerar artikelgrupperna ytterligare.

Modell

Modellen är artikelns namn.

Modellnamnet berättar artikelns exakta namn. Med hjälp av det kan man i systemet se hur många man har av en viss artikel.

Utrustning / Artikel

En artikel är ett enskilt exemplar i inventariet.

En artikel är alltid ett enskilt exemplar av en modell. Varje artikel får en egen kod i systemet, med vilken den kan särskiljas från andra artiklar med samma namn.

Artiklarna får också ett eget artikelkort i systemet. På kortet kan synas till exempel när artikeln är skaffad och när den borde förnyas. Alla åtgärder (till exempel service och reserveringar) registreras för den enskilda artikeln och informationen samlas i artikeluppgifterna för senare granskning.

Placering och underplacering

Placeringen anger var artikeln finns.

I Trail kan placeringen vara antingen en position eller en annan artikel. Vanligtvis är placeringen en position. Det är alltså den fysiska plats där artikeln finns. Men till exempel i scenkonsten kan artiklar vara placerade i ställningar. Om ställningen finns i systemet som en egen artikel anges ställningens kod som placering för artiklarna i den.

För placeringar av positionstyp kan man vid behov skapa underplaceringar för att definiera var exakt artikeln är placerad. Det kan vara bra till exempel om organisationen har flera byggnader.

Typ av utrustning

Typ av utrustning definierar vilka typspecifika fält för tilläggsinformation som ska finnas på artikelkortet.

Man kan lägga till vissa uppgifter för varje artikel, bland annat: Placering; Reserveringsuppgifter; Beskrivning; Kategori; Leverantör; Inköpspris; Köpdatum o.s.v. Dessutom, beroende på vilken typs artikel det är frågan om, kan man behöva se andra informationsfält. Vilka dessa andra informationsfält är definieras enligt artikeltyp.

Den vanligaste typ av utrustningen är: Enhet (Device). Den definierar att följande informationsfält syns på artikelkortet: Serienummer; Innehavare; Garantitid. Då kan dessa uppgifter läggas till i sina respektive fält.

Om ni upplever att de typ av utrustningen som finns i systemet inte täcker era behov, det vill säga ni behöver fler informationsfält i de artikeltyper som finns eller ni skulle vilja ha en helt ny artikeltyp, kan ni med hjälp av Trails support planera nya informationsfält. Ett bra alternativ är också att information som inte har ett eget fält skrivs i beskrivningsfältet.

Kategori= Category

Modell= Model

Utrustning= Item

Placering= Location

Typ av utrustning= Item type

Avdelning= Department